Kassengesetz

Ab 01.01.2020 sieht das Kassengesetz neue Anforderungen für Unternehmen mit Registrierkassen und Kassensystemen vor.

Das neue Jahr 2020 bringt für Unternehmer eine große Zahl an Veränderungen mit. So wie mit jedem neuen Jahr. Meist sind das keine Verbesserungen für den Alltag des Unternehmers, eher im Gegenteil. Von den immer wieder groß angekündigten Maßnahmen zum Abbau von Bürokratie ist regelmäßig nichts zu spüren.

Stattdessen kommen immer mehr Hürden auf Unternehmen zu, die sie von ihrer wichtigen Daseinsberechtigung abhalten. Nämlich dem Befriedigen der Nachfrage durch die Kunden und dem Geldverdienen.

So sehen sich Unternehmen auch am Neujahrsmorgen 2020 mit neuen Bestimmungen und Regelungen konfrontiert. Dabei sind für Unternehmen, die mit Registrierkassen und Kassensystemen arbeiten folgende Punkte zu nennen:

  • Technische Sicherheitseinrichtung
  • Kassenbon-Pflicht
  • Kassennachschau

Was das im Einzelnen bedeutet und worauf Unternehmer achten müssen und ggf. noch vor Silvester aktiv werden müssen, erläutern wir hier.

Kassengesetz

Das Kassengesetz, das nun für viele Neuerungen sorgt, ist selbst gar nicht so neu. Bereits am 01.01.2017 ist es in Kraft getreten und hat seitdem für einigen Wirbel gesorgt, vor allem im Bereich der Kassen. Denn seitdem dürfen im Geschäft nur noch Registrierkassen eingesetzt werden, die sämtliche Einzelumsätze aufzeichnen und diese für mindestens 10 Jahre unverändert abspeichern können. Alte Kassen mussten deshalb ersetzt werden.

Jetzt kommen weitere Regelungen auf die Unternehmer zu. Dazu zählt bspw. der Manipulationsschutz für elektronische Kassen.

Technische Sicherheitseinrichtung

Die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist nicht nur ein wahres Wortungetüm, sie hat es auch in sich. Die TSE ist laut dem Kassengesetz der zentrale, übergreifende Teil der durch die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) definierten Schutzmaßnahmen, um Integrität, Authentizität und Vollständigkeit der aufgezeichneten Daten sicherzustellen.

Vereinfacht ausgedrückt bedeutet das, dass es für den Unternehmer unmöglich werden soll, nachträglich in der Kasse gespeicherte Daten zu verändern. Die TSE beeinflusst den Datenexport, die externe Datenspeicherung die Protokollierung und die Belegausgabe.

Alle bestehenden elektronischen Registrierkassen bzw. Kassensysteme sollten bis zum 01. Januar 2020 mit einer TSE nachgerüstet sein. So sah es das Kassensystem vor. Doch das erweist sich in Praxis als schwieriger als vom Gesetzgeber gedacht, deshalb wurde der Stichtag verschoben.

Neuer Stichtag für die TSE ist nun der 30.09.2020. Ab spätestens 01. Oktober müssen nun alle elektronischen Registrierkassen und Kassensysteme mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein. Vor allem Einzelhändler und Gaststättenbetreiber sollten diesen Stichtag unbedingt eingehalten, denn bei Betriebsprüfungen werden vor allem Registrierkassen und die Kassenführung sehr genau untersucht. Bei Verstößen können hohe Bußgelder drohen.

Kassenbon Pflicht

Ab 01.01.2020 ist die Ausgabe eines Kassenbons für jeden Verkaufsvorgang Pflicht.

Kassenbon-Pflicht | Bild: Alexas_Fotos, pixabay.com, Pixabay License
Kassenbon-Pflicht | Bild: Alexas_Fotos, pixabay.com, Pixabay License

Nach jedem Kauf muss dem Kunden nun ein Kassenbon angeboten werden. Dieser Bon bzw. Beleg kann klassisch als Papierbon ausgegeben werden, zulässig ist aber auch ein elektronischer Beleg, der bspw. per E-Mail in einem mit Standardsoftware lesbaren Dateiformat dem Kunden gesendet wird.

Wie der Unternehmer diesen Bon-Versand DSGVO-konform gestalten will, dazu lässt sich das Kassengesetz nicht aus. Ohne vorherige eindringliche Beratung mit Datenschutzbeauftragten kann von einem Belegversand nur abgeraten werden.

Im Übrigen muss dem Kunden zwar immer ein Kassenbon angeboten werden, der Kunde ist jedoch nicht verpflichtet, den Beleg auch mitzunehmen.

Kassennachschau

Die unangekündigte Kassennachschau gilt bereits seit dem vergangenen Jahr. Seit dem 01. Januar 2018 ist die Finanzverwaltung demnach berechtigt, praktisch jederzeit eine unangekündigte Überprüfung der Registrierkasse und der Kassenführung durchzuführen.

→ Zur unangekündigten Kassennachschau haben wir bereits hier ausführlich berichtet.

Jetzt hat das Bundesfinanzministerium aber einige Erläuterungen zur Kassennachschau herausgebracht. Diese listen wir auf:

  • Die Kassennachschau gilt nicht nur für elektronischen Registrierkassen und Kassensysteme sondern auch für offene Ladenkassen, Taxameter, Wegstreckenzähler, Waagen mit Kassenfunktion und Geldspielgeräte.
  • Der Prüfer entscheidet, ob ein Kassensturz während der Kassennachschau durchgeführt wird.
  • Die Kassennachschau darf während der üblichen Geschäftszeiten durchgeführt werden, aber auch danach, wenn im Unternehmen noch oder schon gearbeitet wird.
  • Prüfer dürfen inkognito Testkäufe durchführen.
  • Ist der „Chef“ nicht im Hause, müssen alle Mitarbeiter bei der Kassennachschau mitwirken, die dafür befähigt bzw. befugt sind.
  • Das Scannen und Fotografieren von Belegen und Unterlagen ist dem Prüfer erlaubt.
  • Die Kassennachschau stellt selbst keine Außenprüfung nach §193 AO dar. Bei Beanstandungen kann jedoch ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden.
  • Da die Kassennachschau keine Außenprüfung darstellt, wird kein Prüfungsbericht angefertigt. Sollte es jedoch auf Grundlage der Kassennachschau zu einer Änderung der Besteuerungsgrundlagen kommen, ist der Steuerpflichtige vor her anzuhören. Gegen die Änderungen im Steuerbescheid ist der Einspruch möglich.

Fazit

Unternehmer werden ist schwer – Unternehmer zu bleiben dagegen sehr. Denn allein die Bürokratie tut einen großen Anteil daran, dass man als Unternehmer immer auf Trab bleibt.

Im neuen Jahr ist das nicht anders und so beginnt das Jahr 2020 bereits am ersten Tag 0 Uhr mit einigen neuen Regelungen für alle Unternehmen mit elektronischen Registrierkassen und Kassensystemen. Wer also in seiner Gaststätte eine Silvesterparty veranstaltet, sollte u.a. darauf achten, dass bspw. ab Mitternacht die Kassenbonpflicht gilt.

Für Gastwirte und alle anderen Unternehmer aber gilt: Unbedingt mit dem Steuerberater die neuen Regelungen des Kassengesetzes und damit verbundenen Auswirkungen auf das eigene Unternehmen besprechen.