Archivierungssoftware

Archivierungssoftware für die Einhaltung der GoBD Richtlinien

GoBD ist seit Anfang des Jahres 2017 für alle Unternehmer Pflicht. Ausnahmen und Galgenfristen gibt es seit dem 01.01.2017 nicht mehr. Jeder Selbständige und jedes Unternehmen, egal wie groß oder klein es ist, muß nun GoBD konform arbeiten. Das betrifft auch die Archivierungssoftware.

Sämtliche elektronischen Belege, wie Rechnungen, Angebote u.ä. steuerrelevanten Unterlagen müssen digital aufbewahrt werden. Um den GoBD Anforderungen zu genügen müssen diese Unterlagen unveränderlich gespeichert werden. Während der Aufbewahrungsfrist, in der Regel sind das 10 Jahre, müssen die Daten vollständig, jederzeit verfügbar und lesbar und maschinell auswertbar abgelegt werden.

Das gilt nicht nur für sämtliche Belege, die versendet werden, sondern auch für sämtliche steuerrelevanten Belege, die du auf elektronischem Weg erhältst. Heutzutage versenden viele Unternehmen ihre Rechnungen nur als PDF-Datei per E-Mail. Diese PDF Datei muß du unveränderbar aufbewahren, die E-Mail darfst du löschen.

Digitale Archivierung ist Pflicht

Sämtliche Dateien müssen unveränderbar elektronisch gespeichert werden. Eine einfache PDF Datei oder gar Belege, die mit Word, Excel und Co erzeugt werden, entsprechen deshalb nicht den GoBD Richtlinien. Solche Dateien werden im Ordnersystem auf deiner Festplatte abgelegt, sind jedoch jederzeit veränderbar. Das dürfen sie jedoch nicht sein.

Deshalb muß du deine Dateien mit einem professionellen Archivierungsprogramm ablegen. Solch eine Archivierungssoftware speichert die Dateien unveränderlich ab, legt eine Datenbank zu den einzelnen Daten und deren Bearbeitungsvarianten an und ermöglicht eine schnelle Auffindbarkeit. Nur ein solches Archivsystem garantiert eine technische Unveränderbarkeit deiner steuerrelevanten Belege.

Archivierungssoftware:

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